Як завіряти копію трудової книжки?
Співробітники при вступі на роботу здають у відділ кадрів оригінал трудової книжки на зберігання на весь час роботи в організації. При необхідності підтвердження працевлаштування в сторонніх організаціях потрібно звертатися до роботодавця, який зобов'язаний завірити копію трудової книжки.
- Оригінал трудової книжки
- Копіювальна машина
- Підпис роботодавця
- Печатка організації
Трудова книжка - це документ, що підтверджує трудову діяльність громадянина за весь період його життя. При офіційному влаштуванні на постійне місце роботи працівник зобов'язаний здати роботодавцю оригінал. На вимогу співробітника роботодавцем повинна бути надана завірена копія трудової книжки. Існує кілька основних правил засвідчення копії трудової книжки, яких дотримуються практично всі запитують організації. Копія трудової книжки знімається на копіювальній машині з оригіналу. Не допускається роздруківка трудової книжки у вигляді фотографії, зробленій, наприклад, з телефону.
Для початку слід уточнити у співробітника чи є в запитуючої службі додаткові вимоги до того, як завіряти копію трудової книжки. Якщо ні, то можна виконувати копіювання наступним чином. Спочатку копіюється перший розворот трудової книжки, на якому вказані дані співробітника, місце і дата видачі документа, а потім всі заповнені листи трудової діяльності. Порожні аркуші в копію не включаються. По додатковому вимозі співробітника завірити копію трудової книжки можна разом з листами про заохочення. Якщо в трудовій книжці існує вкладиш, то він також підлягає включенню до копію. Розгорнута трудова книжка може вміститися на половині аркуша формату А4, тому допускається копіювання двох розворотів на одному аркуші.
Перший розворот копіюється на верхній половині аркуша, далі другий на тому ж аркуші, але на нижній його половині. Останнім листом копії в розділі трудова діяльність буде лист з поточним місцем роботи. Якщо запис зроблено на нижній сходинці сторінки трудової книжки, то також знімається наступний за нею порожній лист. Це правило є обов'язковим. Варто звернути увагу на вказаний порядок дій, так як послідовність сторінок при копіюванні повинна бути строго збережена зверху вниз і першого на другий аркуш копії. В іншому випадку надана співробітнику копія може бути не прийнята в тій організації, для якої вона видається. Після ксерокопіювання, потрібно визначитися, як саме завірити копію трудової книжки.
У розділі "трудова діяльність" на наступному рядку після запису про останнє місце роботи синьою ручкою заповнюється дата видачі копії трудової книжки, далі прописується фраза "по сьогоднішній день працює в організації в такий-то на посаді". Нижче ставиться прізвище та ініціали посвідчує документ. На кожному аркуші підготовленої копії необхідно написати фразу "копія вірна", нижче поставити ініціали та прізвище посвідчує документ. Далі все кооперування листи прошиваються разом. На звороті на зшивці приклеюється маленький аркуш паперу, на якому робиться наступна напис: "всього пронумеровано та прошнуровано", далі вказується кількість прошитих аркушів. Нижче ставляться ініціали та прізвища підписанта.
Копію трудової книжки може підписати начальник відділу кадрів, головний бухгалтер чи керівник. Підпис необхідно поставити на кожному аркуші копії, а також на обороті і поставити печатку організації на всі засвідчені листи трудової книжки. Копія трудової книжки, завірена роботодавцем видається на руки співробітникові, запит її. Співробітник повинен уважно перевірити, чи правильно підготовлена копія, поставлені підписи і печатки не всіх аркушах, а також запис про останнє місце роботи. Робиться це для того, щоб при наданні документів в Просити їх орган не отримати відмову в здійсненні дій яких інших заборон, які в подальшому можуть негативно відбитися на життєдіяльності співробітника.
